Wie planen Sie das Budget für Ihren Messestand?

Jedes Unternehmen, das an einer Messe oder Ausstellung teilnimmt, beginnt bereits Monate vor der Veranstaltung mit der Planung. Neben allen anderen Aufgaben ist die Budgetplanung der wichtigste Teil der Messestandplanung. Wenn Ihr Unternehmen demnächst auf einer Messe oder Ausstellung ausstellen möchte und Sie mit der Budgetplanung zu kämpfen haben, ist dieser Blog genau das Richtige für Sie.

Wir haben alles erwähnt, was Sie über die Budgetierung einer Ausstellung wissen müssen, mit einer detaillierten Kostenaufschlüsselung.

Legen Sie Budgetziele für die Ausstellung fest:

Jede Marke präsentiert sich auf Messen und Ausstellungen mit bestimmten Zielen. Diese Ziele helfen Ihnen, die Grundlage für Ihre Budgetplanung zu schaffen. So können Sie auch etwaige Defizite schon lange vor Ihrer Messe ausgleichen. Ihr Ziel muss es daher sein, ein Budget zu planen, das Ihre Messeziele vollständig erfüllt.

Stellen Sie sich bei der Budgetplanung für die Ausstellung folgende Fragen:

• Welche Ziele verfolgen Sie mit Ihrer Teilnahme an dieser Ausstellung?
• Welche Messestandgröße benötigen Sie?
• Welches Messebauunternehmen wählen Sie für Ihren Messestand?
• Wie transportieren Sie das Ausstellungsgut zum Veranstaltungsort?
• Wie viel Messestandpersonal benötigen Sie?

Erstellen Sie ein geschätztes Budget:

Sie sollten eine ungefähre Budgetvorstellung haben, wie viel Ihr Unternehmen für den Messestand ausgeben möchte, bevor Sie sich an eine Messestanddesignfirma wenden. Im Allgemeinen wird ein Messestandbudget in vier Bereiche unterteilt: Namensgebung, Messestandkosten, Marketingkosten, Servicekosten und Standpersonalkosten. So erhalten Sie eine Schätzung, wofür Sie wie viel Geld ausgeben sollten.

Kostenaufschlüsselung:

Nun müssen Sie Ihr geschätztes Budget mit dem tatsächlichen Budget der Ausstellung vergleichen und die Mittelverteilung festlegen. Das Budget wird weiter in folgende Kategorien unterteilt:

Messestand (40 %): Der größte Faktor, der die Kosten Ihres Messestandes beeinflusst, ist seine Größe. Deshalb gibt es maßgeschneiderte Messestände in vielen Größen, z. B. 10×10, 10×20 und vielen anderen, die sich je nach benötigtem Platz unterscheiden. Ihr Messestand ist jedoch der wichtigste Aspekt der Messe und macht daher 40 % des Gesamtbudgets aus.

Messestandpersonal und dessen Transport (20 %): Ein Messestand ist ohne Personal nutzlos. Deshalb müssen Sie 20 % Ihres Gesamtbudgets für die Gehälter und den Transport des Standpersonals einplanen. Dieser Prozentsatz erhöht sich, wenn Sie an einer internationalen Messe teilnehmen, was zu höheren Reisekosten führt.

Messeservices (19 %): Jedes gute Messestanddesign- oder I&D-Unternehmen verlangt einen guten Preis für seine Services, da es Ihnen ein Team von Fachleuten zur Verfügung stellt, die fachmännische Services vom Design des Standes bis zum Aufbau des Standes anbieten.

Versand und Transportkosten (10 %): Die Versand- und Lagerunternehmen können eine angemessene Gebühr erheben. Ihre Transportkosten können außerdem etwas höher oder gleich den Versandkosten Ihres Standes zum Veranstaltungsort sein.

Marketing (5 %): Ihre Marketingkosten betragen mindestens 5 % Ihres Gesamtbudgets, da Sie möglicherweise eine Menge Inhalte erstellen müssen, von Posts vor der Messe über Produktvorführungen bis hin zu Werbegeschenken.

Sonstige Kosten (5 %): Obwohl wir die wichtigsten Aspekte des Messestandes erwähnt haben, können verschiedene kleinere, sonstige Kosten anfallen, wie z. B. für die WLAN-Verbindung auf der Messe, Wartungskosten, Verpflegung des Standpersonals, Kosten für das Lead-Retrieval-System, unvorhergesehene Zusatzkosten usw.