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Die Organisation einer Veranstaltung ist keine leichte Aufgabe. Nicht alles läuft nach Plan, und im Verlauf der Veranstaltung stehen verschiedene Herausforderungen an. Um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten, müssen Sie die Hindernisse energisch überwinden.
Nachfolgend finden Sie einige Tipps, die Sie für eine erfolgreiche Veranstaltung beachten sollten. Beauftragen Sie einen Messestandbauer, um die Veranstaltung professionell zu organisieren.
Formulieren Sie Ihr konkretes Ziel mit der Veranstaltung. Möchten Sie den Teilnehmern Wissen vermitteln? Ihren Partnern danken oder Spenden für ein Projekt sammeln? Definieren Sie außerdem Konzept, Zeitpunkt und Dauer sowie die Rollenverteilung im Team. Vermeiden Sie traditionelle Formate.
Achten Sie auf die Details. Der Plan muss die Logistik, den Inhalt und die Werbung für die Veranstaltung berücksichtigen. Erstellen Sie eine detaillierte Checkliste, in der jedes Mitglied seine zugewiesene Aufgabe einsehen kann.
Erstellen Sie zunächst eine Liste der Hauptaufgaben und legen Sie anschließend detailliert fest, welche Aufgabe zuerst erledigt werden muss. Legen Sie für jede zugewiesene Aufgabe im Plan einen Zeitrahmen fest, damit die Aufgabe wie erwartet erledigt wird.
Sehen Sie sich die Aufgaben in Ihrer Checkliste an und berücksichtigen Sie diese in Ihrem Budget. Halten Sie etwas Geld für unvorhersehbare Situationen zurück. Sie können die Budgetvorlage für die Erstellung des Messebudgets verwenden.
Seien Sie freundlich zu Teilnehmern, Referenten und Partnern vor Ort. Versuchen Sie, bei Gelegenheit auf ihre Probleme einzugehen oder ihre Fragen zu beantworten. Auch wenn Ihr Plan nicht optimal funktioniert hat, bleiben Sie höflich. Schließlich erinnern sich Besucher daran, wie sie auf der Messe behandelt wurden.
Führen Sie rechtzeitig vor der Show einen letzten Check durch, um sicherzustellen, dass alles nach Plan läuft. Stellen Sie sicher, dass Sie alle Gäste und Redner eingeladen haben. Wie kommt man zum Veranstaltungsort? Prüfen Sie, ob jeder seine Aufgaben kennt. Erstellen Sie eine Checkliste und haken Sie ab, wenn die Aufgabe erledigt ist.
Eine ähnliche Checkliste sollte auch für den Eröffnungstag der Veranstaltung erstellt werden, um sicherzustellen, dass alles pünktlich und ordnungsgemäß funktioniert. Drucken Sie das Veranstaltungsprogramm aus und geben Sie jedem Mitglied und Freiwilligen eine Kopie.
Eine Veranstaltung ist ohne Feedback unvollständig. Bitten Sie die Teilnehmer daher, am Ende der Veranstaltung einen gedruckten Bewertungsbogen auszufüllen oder nach ihrer Rückkehr ein Online-Formular auszufüllen. Fordern Sie sie auf, die gesamte Veranstaltung anzusehen und Feedback zu geben. Das Feedback hilft Ihnen, Fehler in Zukunft zu vermeiden und Verbesserungen vorzunehmen. Versuchen Sie, Feedback über soziale Netzwerke zu erhalten, oder nehmen Sie Videobewertungen auf.
Die Triumfo International GmbH ist der führende Messebauer und betreut Messestände in ganz Europa. Mit unserem Sitz in Berlin sind wir Ihr kompetenter Ansprechpartner. Wir übernehmen für Sie den kompletten Service – von Standbau, Design, Montage und Abbau bis hin zur Betreuung vor Ort. Kontaktieren Sie uns für Ihr nächstes Messeprojekt. Wir sind seit über zwei Jahrzehnten in der Branche tätig.
